Vrijwilligers Informatie

Beste Vrijwilliger,

Bedankt dat je ons komt helpen met de Survivalrun Zeist op zondag 18 maart

Je zult een eerste concept indeling ontvangen in de eerste week van maart en de definitieve indeling volgt de week daarna. Hierin staat dus waar je bent ingedeeld en ook hoe laat en bij wie je je moet melden. Kijk ook even in je spam box want mogelijk is het bericht daarin beland.

Hieronder vindt je de algemene informatie en specifieke instructies per taak. Uiteraard zullen de teamleiders jullie nog verder op weg helpen.

ALGEMENE INFORMATIE

Waar moet je zijn:
De survivalrun vindt plaats op en bij het terrein van FIT, Badmeester Schenkpad 12 in Zeist. We willen je vragen om je te melden in het clubgebouw van Fit naast de atletiekbaan. Je vindt het clubgebouw op het terrein van de atletiek vereniging (door het hek en rechts aanhouden).

Parkeren:
Indien je met de auto bent kun je parkeren op de strook langs de camping (net voor de slagboom van de camping links).

Hoe laat moet je er zijn:
De meldtijd verschilt per taak en staat daar ook vermeld. Het clubgebouw is al om 07:00 open. Koffie en thee zijn daar beschikbaar en misschien kun je ons nog helpen met de laatste voorbereidingen. Zorg dat je uiterlijk 10 minuten voor de meldtijd aanwezig bent dan kun je je lunchpakket en andere benodigdheden ophalen.

Lunch:
Je krijgt bij het aanmelden ook een lunchpakket (eten en drinken) en een handig presentje. Na afloop kun je ook genieten van de warme snack.

Kledingtips:
Je staat de hele dag buiten dus zorg voor voldoende (lagen) kleding, een regenjas of cape en waterdichte schoenen.

Juryposten en andere vrijwilligers die buiten staan krijgen een hesje zodat ze herkenbaar zijn. Dit hesje na afloop graag inleveren in het clubgebouw.

INFORMATIE JURYPOSTEN

Meldtijd: 8:30, melden bij een van de rayonhoofden

Michiel Lexmond , Guido de Jong, Henk-Jan Schuver

Schermafbeelding 2018-01-26 om 13.49.59 Schermafbeelding 2018-01-26 om 13.48.45 Schermafbeelding 2018-01-26 om 13.50.46

Wat ga je doen:
Je staat als jurypost met een aantal personen bij een van de hindernissen langs het parcours. Je legt aan de langskomende atleten uit hoe de hindernis moet worden genomen. Vervolgens controleer je of de hindernis op de juiste manier wordt uitgevoerd. Voordat de wedstrijd begint komt het rayonhoofd nog langs. Hij geeft je nog een specifieke uitleg over de hindernis waar jij staat.

!! Bekijk deze belangrijke video met tips & tricks voor juryposten !!

 

 Aandachtspunten voor tijdens de wedstrijd:

– Aanwijzingen van de parcourscommissie dienen ook te worden opgevolgd. Deze zijn herkenbaar aan de rode shirts/jas met opdruk parcourscommissie SBN.
– Ouders, begeleiders, etc. mogen niet op het parcours of bij de hindernissen komen.
– Uitzondering hierop zijn de begeleiders van de nieuwe jeugd leden van onze eigen trainingsgroep. Zij lopen mee over het parcours en ondersteunen deze nieuwelingen. De begeleiders zijn herkenbaar aan het gele T-shirt met Fit logo op de voorkant.
– Deelnemers mogen elkaar niet helpen. Alleen mentale ondersteuning is toegestaan. Positieve instructies zijn natuurlijk altijd welkom.
– Onheus gedrag van atleten of supporters kan worden bestraft met diskwalificatie. Meld dit bij je rayonhoofd
– Per hindernis krijg je een instructieklapper mee. Deze graag na afloop samen met je hesje inleveren in het clubgebouw. In ruil krijg je hiervoor een warme snack
– Stage formulieren worden bij inlevering van het hesje door een medewerker van de organisatie getekend
– Er zijn 2 toilet gebouwen: 1x in het clubgebouw van Fit, 1x in “de blokhut” op het Landgoed Oud Zandbergen (tussen hindernis 10 en 11)
– Voor de juryposten op de hindernissen 7 tot en met 12 is vervoer (auto/fiets) aan te raden.

Tip 1: Verdeel je taken onderling; Een vrijwilliger gaat voor de hindernis staan en geeft de aanwijzingen. De tweede vrijwilligers staat naast of achter de hindernis, controleert de deelnemers en corrigeert zo nodig.

Tip 2: Verdeel de taken bij lange hindernissen (combi-hindernissen). Iedere vrijwilliger zorgt voor zijn eigen stukje.

INFORMATIE VRIJWILLIGERS REGISTRATIE

Meldtijd: 8:30, melden bij Niels Koning 

Schermafbeelding 2018-01-26 om 13.59.53

Vrijwilligers in het startvak:
Je bent verantwoordelijk voor het op tijd (om de 5 minuten) starten van de juiste deelnemersgroepen. Bij het startvak controleer je, aan de hand van de startlijst, of alle deelnemers van de startgroep aanwezig zijn. Alle aanwezigen moeten worden afgestreept. Zo nodig kun je de omroeper inschakelen om afwezigen om te roepen.

Ook controleer je of het wedstrijdshirt goed zichtbaar is en of de deelnemer de armband zichtbaar om de pols draagt. Let op losse sieraden of oorbellen. Voor de start geef je nog een korte instructie over het volgen van de rood/witte linten.

Telposten langs het parcours:
Je staat op een vaste plek langs het parcours en houdt op papier bij welke deelnemers passeren. Aan het eind van elke wedstrijdklasse word je door de wedstrijdleiding gebeld om te controleren of alle deelnemers zijn langsgekomen. Dit is van cruciaal belang voor de prijsuitreiking.

LET OP: Jullie gaan op aanwijzing van een van de rayonhoofd met de juryposten mee naar je plek

Registratie bij finish:
Je zit in de jurywagen of staat buiten bij de finish voor registratie van de finishtijden. In de jurywagen gebeurt dit digitaal op een laptop. Buiten moeten de tijden handmatig worden genoteerd. Op aanwijzing van Niels kunnen jullie onderling rouleren. Er is 1 persoon extra zodat er tijd is voor sanitaire stops en eten of drinken.

INFORMATIE VRIJWILLIGERS SPORTHAL

Meldtijd: 7:30, melden bij Eric van Holland 

Schermafbeelding 2018-01-26 om 14.09.43

Ontvangst atleten en shirtuitgifte:
Je staat bij de shirtuitgiftebalie in de sporthal. Deelnemers melden zich bij je met naam en startnummer. Je controleert dit aan de hand van de startlijsten die ter plaatse liggen en deelt het juiste wedstrijdshirt uit met de bijbehorende armband. Ook geeft je een label met het startnummer, deze moeten de atleten aan hun tas vastmaken t.b.v. de tassenopslag.

Tassenopslag en –uitgifte:
Je staat in de sporthal en neemt de tassen van de deelnemers in ontvangst. De tassen zijn door de atleten voorzien van een label met hun startnummer. Aan de hand van het label leg je de tas op nummer volgorde weg.

Na terugkomst van de atleet haal je de tas op (startnummer zie je op het wedstrijdshirt) en geef deze terug.

Jullie werken samen als team. In overleg met teamleider Eric kan er onderling worden gewisseld om pieken op te vangen.

INFORMATIE VRIJWILLIGERS CATERING

Meldtijd: 7:30, melden bij Ramon van Beusichem

Schermafbeelding 2018-01-26 om 14.11.21

Wat ga je doen:
We zijn, als team, bezig met de volgende zaken

– In het clubgebouw verzorgen van koffie en thee voor de juryposten voordat zij naar hun hindernis vertrekken.
– Uitdelen van lunchpakketten aan alle vrijwilligers (juryposten, parkeerwachten, etc.).
– Rond de middag uitdelen van een warme hap aan de juryposten.
– Na de wedstrijd in het clubgebouw uitdelen van een warme snack, zodat de vrijwilligers nog energie hebben op de hindernissen af te breken en het terrein op te ruimen.
– Verkoop van koffie, thee, fris, etc. aan de atleten en bezoekers op het start/finish terrein.
– Bemannen van de 2 verzorgingsposten: bij hindernis 16 (op het achterste veld van Landgoed Dijnselburg) en bij de finish (op het zwembad terrein).
– Bijhouden/schoonmaken van de buitentoiletten van het zwembad en de douches en toiletten in het clubgebouw van Fit, het opruimen van afval op het zwembad terrein.

We doen dit als team. Dus er kan tussendoor worden gewisseld. Ramon zal het team aansturen.

PARKEERWACHT EN VERKEERSREGELAARS

Parkeerwacht, meldtijd 7:30, melden bij Mark van Zeijl en Johan Balk

Schermafbeelding 2018-01-26 om 14.15.39 Schermafbeelding 2018-01-26 om 14.19.51

Je staat op het Badmeester schenkpad en zorgt dat atleten en toeschouwers de terrein ingang weten te vinden en hun vervoer op de juiste plaats parkeren. Fietsen mogen in de fietsenrekken voor het zwembad.

Parkeren kan in eerste instantie bij de sporthal, op het terrein bij de camping en op de weg langs het hek van de camping. Als deze plaatsen vol zijn moet je atleten doorverwijzen naar de 3 parkeerplaatsen bij de Vollenhove Flat (de ‘Laan van Vollenhove’, net over de snelweg bij de rotonde rechts en dan nogmaals rechts).

Bezoekers van het zwembad moeten gewoon door kunnen rijden. Ook moet hiervoor voldoende parkeerplek overblijven. Daarnaast moet de toegangsweg tot aan Fit vrij blijven voor de hulpdiensten (politie/ambulance/brandweer).

Bij calamiteiten kunnen jullie, op aanwijzing van Mark of Johan, worden ingezet voor het ontvangen en doorsturen van de hulpdiensten (ambulance/politie).

Verkeersregelaars, meldtijd 8:30, melden bij Mark van Zeijl en Johan Balk (zie foto’s hierboven)
Je staat langs bij de ingang van het LOZ terrein of op de Prins Alexanderweg in Huis ter Heide en zorgt dat de atleten veilig deze weg kunnen oversteken. Een oversteekplaats is ter plaatse van een wegversmalling voorzien. De tweede oversteekplaats bevindt zich bij een T-kruising met een parkeerplaats. Wij zorgen voor pylonnen om de oversteekplaats zo goed mogelijk te markeren.

We gaan er van uit dat jullie zijn voorzien van de benodigde veiligheidskleding! Zo niet dan hebben wij hesjes beschikbaar.

Zowel parkeerwachten als verkeersregelaars zullen met een portofoon worden uitgerust. Voordat je naar je plaats wordt gebracht zullen we hier nog een korte gebruikinstructie voor geven.